Embora os encontros e reuniões presenciais estejam proibidos por conta da Covid-19, não precisamos interromper ou adiar o trabalho de gerenciamento e avaliação de riscos. Ao contrário. Do ponto de vista de gerenciamento de operações, é ainda mais importante prosseguir com essas análises, levando em consideração eventos não previstos, como o que estamos enfrentando. Contudo, a realização de workshops e reuniões virtuais exige muito dos participantes, e agora a maioria de nossas reuniões é realizada dessa maneira. A nossa equipe de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (HSE), por exemplo, tem facilitado e liderado, de maneira virtual, várias análises de risco.

Diversos desafios surgiram, mas as últimas semanas também mostraram que as análises virtuais são totalmente factíveis desde que observados alguns pontos importantes. Os especialistas em HSE da Divisão de Indústrias de Processo da Pöyry, parte do grupo AFRY, têm facilitado, remotamente, vários HAZOPs (Hazard and Operability Study), HAZIDs (Hazard Identification), avaliações de risco de explosão (ATEX - Atmospheres Explosives), nível de integridade de segurança (SIL) e avaliações de risco de segurança de equipamentos. Por isso, queremos compartilhar algumas dicas para a realização bem-sucedida de workshops virtuais de avaliação de riscos:

• Certifique-se de que todos os participantes estejam preparados e cientes da meta do dia ou de quais pontos devem ser concluídos;
• Introduza o método, aspectos práticos, resultado desejado e cronograma no início da análise. Um bom ponto de partida é fazer com que os membros da equipe liguem suas câmeras e se apresentem;
• É importante ter um breve resumo de cada área. Garanta que todo o material necessário possa ser acessado remotamente durante a análise;
• Divida e compartilhe os pontos de análise antes da reunião. Uma breve reunião de preparação vai garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados em relação ao escopo.

Ter apenas um canal de voz requer coordenação:

• O facilitador deve estar preparado para ser mais ativo e incentivar o envolvimento de todos os participantes;
• Ele deve garantir que todos os membros da equipe possam participar da discussão e saberem que podem comentar quando necessário;
• Faça pausas regulares para garantir a produtividade. A capacidade de concentração diminui durante o trabalho contínuo. Por isso, faça pausas regulares e curtas (5 a 10 minutos) pelo menos uma vez a cada 1,5 hora de trabalho;
• Além disso, não subestime a importância de dedicar o horário do almoço apenas para comer e relaxar.
• Realize reuniões em espaços adequados e com tecnologia necessária;
• Assegure-se de contar com a tranquilidade necessária para facilitar o encontro, e preste atenção na ergonomia;
• Verifique a conectividade com a Internet e familiarize-se antes com o aplicativo de conexão que será utilizado.
• Utilize imagens - fotos e vídeos - durante a análise, se estiver avaliando uma planta existente.

Todas essas considerações são elementos-chave em reuniões presenciais, mas requerem atenção extra quando realizadas de modo virtual para obter uma análise focada e produtiva. A experiência e metodologia empregadas pelo facilitador também são importantes. Com formação técnica, nossos especialistas são capazes de compreender os recursos e as funções dos processos e plantas do cliente, e nossa equipe conta com um software especial de análise de risco, que permite uma facilitação eficiente e o registro da mesma.